4 astuces à suivre pour une meilleure organisation

Madagascar tananarive
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Au-delà des tâches à faire tous les jours, les 1440 minutes composant la journée ne sont pas toujours bien gérées. Conséquence : accumulation de fatigue, débordement, manquement à la réalisation d’une tâche importante…Mais comment faire pour optimiser la gestion de son temps ?
1-La méthode PDCA
Planifier, agir, évaluer, réagir ! C’est la version française de la méthode PDCA « Plan Do Check Act ». Une technique de gestion de temps dépendant des tâches à faire, puis de régir un aperçu général de l’organisation.
-Plan : il faut dépenser du temps pour en gagner en définissant d’abords les objectifs ainsi que les moyens.
-Do : faire ce qui doit être fait en suivant la hiérarchisation des objectifs.
-Check : faire une évaluation des résultats, notamment de l’état d’atteinte des objectifs.
-Act : réagir et se donner de nouveaux objectifs pour un nouveau cycle
Pas si simple aux premiers abords, surtout dans l’habitude de toujours vivre au jour le jour sans jamais rien planifié, mais il faut un premier pas pour tout.
2-Hiérarchisation des besoins
Le plan général à suivre étant clair, il est maintenant temps de fixer les objectifs. Il est surtout question de ne pas se retrouver en fin de journée et avoir l’impression de n’avoir rien accompli.
N’importe quelle organisation doit commencer par une hiérarchisation des objectifs. Notamment la distinction de l’importance d’une tâche et d’une autre. Mettre en haut de la liste celles qui sont urgentes, celles qu’il faut faire en premier lieu ainsi que les objectifs connexes. Cette mise en ordre de priorité aide surtout à ne jamais s’éloigner de son objectif principal.

3-Mise à la corbeille
De par la loi de Douglas, les fichiers et les documents s’entasseront jusqu’à dépasser le rangement prévu. Pour éviter ce débordement de paperasse, c’est comme pour les mails, il faut supprimer,ou  jeter.
Très dur ? Alors pourquoi pas la loi de Pareto : aussi connu sous le nom de 80/20. En marketing, l’économiste italien Vilfredo Pareto a remarqué que 80% des richesses sont détenus par 20% des acteurs économiques. En matière d’organisation, cela revient à savoir que 80% de la spéculation d’information et de la documentation est contenu dans 20% des documents. Ce qui devra en principe aider ceux qui sont à supprimer.

4-Pourquoi pas, mais… pourquoi ?
L’astuce est d’oser dire non aux tâches et aux détails qui n’entrent pas dans les objectifs préalablement hiérarchisés. Les sources de distractions sont toujours nombreuses : coup de téléphone imprévu, réunions dépassant l’horaire prédéfini, perte de temps dans les transports… tous ces éléments peuvent nuire à l’atteinte des objectifs.
Le but n’est pas de viser ou de rester radicalement perfectionniste, par contre, certains facteurs psychologiques comme la procrastination ne font pas bon ménage avec la planification.
Bref, bien que le principe de l’organisation se pose sur la planification, il faut tout de même laisser une marge aux imprévus. En pratique, il faut laisser un peu de temps dans son planning. Dans ce cas, le pire qui pourrait arriver serait… de n’avoir rien à faire pendant ce temps ou peut-être s’accorder une pause.


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Pays Madagascar
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